BAB I
PENGERTIAN DAN FUNGSI SURAT
- Pengertian Surat
Surat adalah salah
stu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang,
suatu pihak, atau suatu organisasi/instansi kepada orang, pihak, atau
organisasi/instansi lain.
Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang menyangkut
kepentingan tugas atau dinas.
Surat resmi yang
baik memiliki ciri berikut:
1.
Menggunakan instrument yang
sesuai, termasuk kedalamnya adalah ukuran, jenis dan warna kertas, warna tinta
dan bentuk tulisan (terutama bila menggunakan mesin ketik/komputer)
2.
Memakai bentuk surat yang standar
3.
Menggunakan ragam bahasa yang baku dengan penyampaian
yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyajikan fakta yang benar bila
diperlukan.
4.
Menghindari kata-kata atau
singkatan yang tidak umum
5.
Memperhatikan kebersihan dan
kerapian surat
Empat hal yang harus diperhatikan
dalam surat
1.
Pengirim surat,
yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan melalui surat
2.
penerima surat,
yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirim surat
3.
Pesan, yaitu isi surat berupa informasi
gagasan atau perasaan pengirimnya
4.
Saluran, yaitu surat
itu sendiri yang memuat pesan yang diinformasikan dalam ragam bahasa tulis dan
disajikan dalam format surat
yang seseuai dengan keperluan.
- Fungsi Surat
Fungsi surat
ada 5
1.
Wakil pribadi, kelompok, atau
suatu organisasi untuk berhadapan dengan pribadi kelompk, atau organisasi lain
2.
Dasar atau pedoman untuk kerja,
misalnya surat keputusan dan surat tugas
3.
Bukti tertulis yang otentik
hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hokum yang yuridis. Misalnya surat jual beli, surat
wakaf, atau pembagian warisan.
4.
Alat pengingat atau arsip jika
sewaktu-wakyu diperlikan
5.
Dokumen histories yang memiliki
nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu.
BAB II
JENIS SURAT
DAN BAHASA YANG DIGUNAKAN DALAM SURAT
MENYURAT
- Jenis-jenis Surat
Penggolongan surat menurut Bratawijaya (1991; dan Finoza,
1991)
1.
Menurut kepentingan dan
pengirimannya, surat
dapat dikelompokan sebagai berikut:
a.
Surat pribadi, yaitu surat
yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau kepada organisasi. Jika surat dikirimkan kepada kawan atau keluarga maka format
dan bahasa surat
relative lebih bebas. Apabila ditujukan kepada pejabat atau organisasi, maka
bahsa dan bentuk surat
yang digunakan harus resmi.
b.
Surat dinas pemerintah, yaitu surat
resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi
pemerintah
c.
Surat niaga, yaitu surat
resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha
d.
Surat social, yaitu surat
resmi yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat uirlaba
(nonprofit).
2.
Menurut isinya, surat dapat
dikelompokan menjadi surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perjanjian,
surat laporan, surat pengantar, surat panggilan, surat peringatan, surat
perjanjian, surat penawaran, surat pemesanan, surat undangan, surat lamaran
pekerjaan.
3.
Menurut sifatnya, surat dapat
diklasifikasikan sebagai berikut:
a.
Surat biasa, artinya isi surat
dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju
b.
Surat konfidensial (terbatas), maksudnya isi surat hanya boleh diketahui olehkalangan
tertentu yang terkait
c.
Surat rahasia, yaitu surat
yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yabng dituju.
4.
Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokan menjadi surat
biasa, surat edaran, surat pengumuman.
5.
Berdasarkan tingkatan
kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, surat kilat khusus.
6.
Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat
barsampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks, atau facsimile, serta mamo
dan nota.
7.
Berdasarkan ruang lingkup
sasarannya, surat terbagi atas surat
intern dan surat
ekstern.
- Bahasa dalam Surat-menyurat
Secara umum, bahasa surat resmi memiliki cirri berikut:
1.
Bahasa yang jelas, maksudnya
bahasa yang digunakan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan berbeda dari
maksud penulis surat.
2.
Bahasa yang lugas dan singkat,
artinya bahasa yang digunakan langsung tertuju pada persoalan yang dikemukakan.
Kelugasan bahasa yang diwujudkan dalam pemakaian bahasa yang ringkas tapi padat
makna langsung tidak berbelit-belit.
3.
Bahasa yang santun, yakni
bahasa yang dipakai menunjukan rasa hormat dan penghargaan yang wajar dari
pengirim terhadap penerima surat.
4.
Bahasa yang resmi, yaitu bahasa
yang mengikuti kaidah buku bahasa Indonesia. Kebakuan ragam bahasa
itu akan tercermin dalam ejaan, pilihan kata, dan struktur bahasa yang
digunakan.
BAB III
BENTUK SURAT
Bentuk Surat
Bentuk surat
adalah pola surat yang ditentukan oleh tata
letak atau posisi bagian-bagian surat
(Finoza, 1991).
Surat umum
bentuknya dibagi 2.
1.
Bentuk lurus (model surat Amerika)
2.
Bentuk tekuk (model surat Eropa lama)
Bentuk lain seperti bentuk lurus
penuh, setengah lurus, paragraph menggantung, dan bentuk resmi Indonesia adalah variasi dari kedua bentuk surat diatas. Bentuk
setengah Lurus adalah model Eropa baru (Bratawijaya, 1991).
Bentuk-bentuk surat.
1.
Bentuk lurus penuh (full block
style)
Dari segi pemrosesan bentuk surat ini lebih mudah dikerjakan dari pada bentuk surat lain, tapi belum dipakai untuk persuratan di Indonesia (contoh bentuk surat
dalam lampiran, gambar 6.1. bentuk surat
lurus penuh).
2.
Bentuk lurus (blockstyle)
Bentuknya tidak jauh berbeda dari
bentuk lurus penuh. Yang membedakan hanya posisi tanggal surat,
salam penutup, tanda tanggan, nama terang, dan jabatan pengirim surat, dibagian bawah
sebelah kanan. (contoh bentuk surat dalam
lampiran, gambar 6.2. bentuk surat
lurus).
3.
Bentuk takuk (idented style)
Surat berbentuk
takuk menandai paragraph baru dengan memasukan sedikit tulisannya (antara 5
sampai 7 ketukan) dari pias (margin) kiri. (contoh bentuk surat
dalam lampiran, gambar 6.3. bentuk surat
takuk).
4.
Bentuk paragraf menggantung
(hanging paragraph style)
Bentuk ini variasi dari bentuk
takuk. (contoh bentuk surat dalam lampiran,
gambar 6.4. bentuk surat
paragraf menggantung).
5.
Bentuk setengah lurus (semi
block style)
Bentuk ini variasi dari bentuk
takuk dan bentuk lurus (contoh bentuk surat
dalam lampiran, gambar 6.5. bentuk surat
setengah lurus).
Bentuk setengah lurus banyak
dipakai dan sering disebut bentuk resmi surat Indonesia.
Digunakan dalam 2 variasi yaitu bentuk resmi Indonesia
lama dan bentuk resmi Indonesia
baru.
Bentuk surat
resmi Indonesia
lama memiliki ciri :
a.
tanggal surat didahului nama tempat
b.
alamat surat ditulis disebelah kanan
c.
jabatan pengirim surat ditulis diatas
tandatangan, dan nama ditulis diantara dua kurung. (contoh bentuk surat dalam lampiran, gambar 6.6. bentuk surat
resmi Indonesia
lama).
Bentuk surat
resmi Indonesia
baru memiliki ciri:
a. nama tempat tidak dicantumkan sebelum tamggal
surat karena sudah tertera pada kepala surat.
b. alamat surat ditulis disebelah kiri surat.
c. jabatan pengirim surat ditulias dibawah tanda
tangan dan nama terang diapit tanda kurung. (contoh
bentuk surat dalam lampiran, gambar 6.7. bentuk surat resmi Indonesia baru).
Intansi pemerintah atau organisasi
bisnis dan kemasyarakatan besar biasanya mempunyai bentuk persuratan baku. Pedoman tata
persuratan Depdiknas diatur dalam Keputusan Mendikbud Nomor 091/U/1995. (contoh
bentuk surat dalam lampiran, gambar 6.8. bentuk surat dinas dilingkungan
Depdiknas)
BAB IV
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
suatu pesan dari satu pihak (perorangan, kelompok, atau organisasi kepada pihak
lain). Sebagai salah satu sarana bentuk komunikasi tertulis, surat
terdiri atas unsur pengirim surat,
penerima, pesan, dan saluran. Surat yang ditulis bagi kepentingan formal atau
dinas, hendaknya menggunakan ragam bahasa baku dan bentuk surat yang sesuai,
seperti bentuk lurus, lurus penuh, setengah lurus, takuk, alinea menggantung,
bentuk surat resmi Indonesia, atau bentuk surat resmi Indonesia lainnya. Surat juga dapat berfungsi
sebagai wakil pribadi, kelompok, atau organisasi; dasar atau pedoman
kerja;bukti tertulis yang otentik; arsip atau alat pengingat; dan dokumen
histories.
B.
Saran
Dengan selesainya makalah ini
diharapkan bisa bermanfaat dikemudian bagi semua pihak ,khususnya bagi penulis
dan pembaca. Setelah mengetahui seluk beluk dari surat ini semoga dapat
diterapkan dan langkah-langkah pembuatan suratnya dapat sesuai dengan
fungsinya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar