MANAJEMEN KELAS

Senin, 11 Februari 2013

pengertian, fungsi dan jenis surat


BAB I
PENGERTIAN DAN FUNGSI SURAT

  1. Pengertian Surat
Surat adalah salah stu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang, suatu pihak, atau suatu organisasi/instansi kepada orang, pihak, atau organisasi/instansi lain.
Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang menyangkut kepentingan tugas atau dinas.
Surat resmi yang baik memiliki ciri berikut:
1.      Menggunakan instrument yang sesuai, termasuk kedalamnya adalah ukuran, jenis dan warna kertas, warna tinta dan bentuk tulisan (terutama bila menggunakan mesin ketik/komputer)
2.      Memakai bentuk surat yang standar
3.      Menggunakan ragam bahasa yang baku dengan penyampaian yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyajikan fakta yang benar bila diperlukan.
4.      Menghindari kata-kata atau singkatan yang tidak umum
5.      Memperhatikan kebersihan dan kerapian surat

Empat hal yang harus diperhatikan dalam surat
1.      Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan melalui surat
2.      penerima surat, yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirim surat
3.      Pesan, yaitu isi surat berupa informasi gagasan  atau perasaan pengirimnya
4.      Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang diinformasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format surat yang seseuai dengan keperluan.





  1. Fungsi Surat
Fungsi surat ada 5
1.      Wakil pribadi, kelompok, atau suatu organisasi untuk berhadapan dengan pribadi kelompk, atau organisasi lain
2.      Dasar atau pedoman untuk kerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas
3.      Bukti tertulis yang otentik hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hokum yang yuridis. Misalnya surat jual beli, surat wakaf, atau pembagian warisan.
4.      Alat pengingat atau arsip jika sewaktu-wakyu diperlikan
5.      Dokumen histories yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu.





















BAB II
JENIS SURAT DAN BAHASA YANG DIGUNAKAN DALAM SURAT MENYURAT

    1. Jenis-jenis Surat
Penggolongan surat menurut Bratawijaya (1991; dan Finoza, 1991)
1.      Menurut kepentingan dan pengirimannya, surat dapat dikelompokan sebagai berikut:
a.       Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau kepada organisasi. Jika surat dikirimkan kepada kawan atau keluarga maka format dan bahasa surat relative lebih bebas. Apabila ditujukan kepada pejabat atau organisasi, maka bahsa dan bentuk surat yang digunakan harus resmi.
b.      Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintah
c.       Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha
d.      Surat social, yaitu surat resmi yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat uirlaba (nonprofit).
2.      Menurut isinya, surat dapat dikelompokan menjadi surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perjanjian, surat laporan, surat pengantar, surat panggilan, surat peringatan, surat perjanjian, surat penawaran, surat pemesanan, surat undangan, surat lamaran pekerjaan.
3.      Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a.       Surat biasa, artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju
b.      Surat konfidensial (terbatas), maksudnya isi surat hanya boleh diketahui olehkalangan tertentu yang terkait
c.       Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yabng dituju.

4.      Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokan menjadi surat biasa, surat edaran, surat pengumuman.
5.      Berdasarkan tingkatan kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, surat kilat khusus.
6.      Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat barsampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks, atau facsimile, serta mamo dan nota.
7.      Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan surat ekstern.

    1. Bahasa dalam Surat-menyurat
Secara umum, bahasa surat resmi memiliki cirri berikut:
1.      Bahasa yang jelas, maksudnya bahasa yang digunakan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan berbeda dari maksud penulis surat.
2.      Bahasa yang lugas dan singkat, artinya bahasa yang digunakan langsung tertuju pada persoalan yang dikemukakan. Kelugasan bahasa yang diwujudkan dalam pemakaian bahasa yang ringkas tapi padat makna langsung tidak berbelit-belit.
3.      Bahasa yang santun, yakni bahasa yang dipakai menunjukan rasa hormat dan penghargaan yang wajar dari pengirim terhadap penerima surat.
4.      Bahasa yang resmi, yaitu bahasa yang mengikuti kaidah buku bahasa Indonesia. Kebakuan ragam bahasa itu akan tercermin dalam ejaan, pilihan kata, dan struktur bahasa yang digunakan.







BAB III
BENTUK SURAT

Bentuk Surat
Bentuk surat adalah pola surat yang ditentukan oleh tata letak atau posisi bagian-bagian surat (Finoza, 1991).
Surat umum bentuknya dibagi 2.
1.      Bentuk lurus (model surat Amerika)
2.      Bentuk tekuk (model surat Eropa lama)
Bentuk lain seperti bentuk lurus penuh, setengah lurus, paragraph menggantung, dan bentuk resmi Indonesia adalah variasi dari kedua bentuk surat diatas. Bentuk setengah Lurus adalah model Eropa baru (Bratawijaya, 1991).

Bentuk-bentuk surat.
1.      Bentuk lurus penuh (full block style)
Dari segi pemrosesan bentuk surat ini lebih mudah dikerjakan dari pada bentuk surat lain, tapi belum dipakai untuk persuratan di Indonesia (contoh bentuk surat dalam lampiran, gambar 6.1. bentuk surat lurus penuh).
2.      Bentuk lurus (blockstyle)
Bentuknya tidak jauh berbeda dari bentuk lurus penuh. Yang membedakan hanya posisi tanggal surat, salam penutup, tanda tanggan, nama terang, dan jabatan pengirim surat, dibagian bawah sebelah kanan. (contoh bentuk surat dalam lampiran, gambar 6.2. bentuk surat lurus).
3.      Bentuk takuk (idented style)
Surat berbentuk takuk menandai paragraph baru dengan memasukan sedikit tulisannya (antara 5 sampai 7 ketukan) dari pias (margin) kiri. (contoh bentuk surat dalam lampiran, gambar 6.3. bentuk surat takuk).


4.      Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)
Bentuk ini variasi dari bentuk takuk. (contoh bentuk surat dalam lampiran, gambar 6.4. bentuk surat paragraf menggantung).

5.      Bentuk setengah lurus (semi block style)
Bentuk ini variasi dari bentuk takuk dan bentuk lurus (contoh bentuk surat dalam lampiran, gambar 6.5. bentuk surat setengah lurus).
Bentuk setengah lurus banyak dipakai dan sering disebut bentuk resmi surat Indonesia. Digunakan dalam 2 variasi yaitu bentuk resmi Indonesia lama dan bentuk resmi Indonesia baru.

Bentuk surat resmi Indonesia lama memiliki ciri :
a.       tanggal surat didahului nama tempat
b.      alamat surat ditulis disebelah kanan
c.       jabatan pengirim surat ditulis diatas tandatangan, dan nama ditulis diantara dua kurung. (contoh bentuk surat dalam lampiran, gambar 6.6. bentuk surat resmi Indonesia lama).

Bentuk surat resmi Indonesia baru memiliki ciri:
a.       nama tempat tidak dicantumkan sebelum tamggal surat karena sudah tertera pada kepala surat.
b.      alamat surat ditulis disebelah kiri surat.
c.       jabatan pengirim surat ditulias dibawah tanda tangan dan nama terang diapit tanda kurung. (contoh bentuk surat dalam lampiran, gambar 6.7. bentuk surat resmi Indonesia baru).
Intansi pemerintah atau organisasi bisnis dan kemasyarakatan besar biasanya mempunyai bentuk persuratan baku. Pedoman tata persuratan Depdiknas diatur dalam Keputusan Mendikbud Nomor 091/U/1995. (contoh bentuk surat dalam lampiran, gambar 6.8. bentuk surat dinas dilingkungan Depdiknas)

BAB IV
PENUTUP

A.          Kesimpulan
Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari satu pihak (perorangan, kelompok, atau organisasi kepada pihak lain). Sebagai salah satu sarana bentuk komunikasi tertulis, surat terdiri atas unsur pengirim surat, penerima, pesan, dan saluran. Surat yang ditulis bagi kepentingan formal atau dinas, hendaknya menggunakan ragam bahasa baku dan bentuk surat yang sesuai, seperti bentuk lurus, lurus penuh, setengah lurus, takuk, alinea menggantung, bentuk surat resmi Indonesia, atau bentuk surat resmi Indonesia lainnya. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil pribadi, kelompok, atau organisasi; dasar atau pedoman kerja;bukti tertulis yang otentik; arsip atau alat pengingat; dan dokumen histories.

B.           Saran
Dengan selesainya makalah ini diharapkan bisa bermanfaat dikemudian bagi semua pihak ,khususnya bagi penulis dan pembaca. Setelah mengetahui seluk beluk dari surat ini semoga dapat diterapkan dan langkah-langkah pembuatan suratnya dapat sesuai dengan fungsinya.





Tidak ada komentar:

Posting Komentar